Skyline Ratgeber · Mit KI-Unterstützung erstellt · Redaktioneller Stand: 26. Oktober 2026
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine einfache PDF-Datei ist nach der neuen Definition jedoch keine strukturierte E-Rechnung; verbreitete Formate sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Rechnungen.
Empfang und Ausstellung haben unterschiedliche Regeln
Für die Ausstellung bestehen Übergangsregeln: Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen nutzen. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Für einfache elektronische Formate wie PDF ist die Zustimmung des Empfängers zu beachten.
Was bedeutet das am Verkaufstresen?
Die B2B-Regeln betreffen nicht automatisch jeden Verkauf an Privatkunden. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gibt es eine Ausnahme. Eine Barzahlung ist dagegen für sich genommen keine Ausnahme von den E-Rechnungsregeln. Prüfe deshalb besonders Geschäftskundenkäufe oberhalb dieser Grenze.
Kleinunternehmer: Für ihre nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsätze dürfen sie gemäß § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie dennoch. Weitere Ausnahmen, etwa für bestimmte steuerfreie Umsätze, sind im Einzelfall zu beachten.
Ein einfacher Ablauf für dein Team
- Ein zentrales Rechnungspostfach festlegen.
- Geschäftskundenbedarf und Rechnungsdaten früh erfragen.
- Die Verbindung zwischen Kassenverkauf und Rechnungssoftware testen.
- Den Weg zur Buchhaltung und zur Ablage einmal vollständig durchspielen.
Bewahre bei einer E-Rechnung zumindest den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf. Ein Ausdruck allein reicht dafür nicht.
Vor dem Kauf einer Software nachfragen
Lass dir einen Beispielprozess zeigen: Verkauf erfassen, Geschäftskundendaten übernehmen, Rechnung erstellen und an die Buchhaltung übergeben. Kläre, welche Schritte deine Kasse übernimmt und welche eine separate Rechnungssoftware erledigt. So vermeidest du doppelte Arbeit und falsch zugeordnete Umsätze.
Rechtsgrundlage zur Kleinunternehmer-Ausnahme: § 34a UStDV.
Quellen und weiterführende Informationen
Allgemeine Information. Die Anwendung auf deinen Betrieb solltest du bei Bedarf mit deiner Steuer- oder Rechtsberatung klären.
Deinen Kassenaufbau gemeinsam durchgehen
Du möchtest wissen, welche Ausstattung und Abläufe zu deinem Betrieb passen? Sprich in einem kostenlosen 30-minütigen Telefontermin mit einem Experten aus unserem Skyline-Team.
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